Brukerveiledning

Tilgang til rolletjenesten: 

I det nye systemet er det kun medlemsansvarlig på idrettslagsnivå (klubbnivå, ikke gruppe-gren) som kan tildele og administrere roller for trenere og andre roller og verv. Hvert idrettslag avgjør selv hvem som skal ha denne rollen, og kan tildele rollen som medlemsansvarlig til flere personer om ønskelig. 

Slik får du tilgang til rolletjenesten:

Tildeling av rollen Medlemsansvarlig i KlubbAdmin (KA)

For å administrere roller i den nye tjenesten, må rollen medlemsansvarlig være tildelt i KlubbAdmin. Hvis rollen allerede er satt opp der, vil den automatisk oppdateres til ny rolletjeneste, og du kan begynne å tildele roller. Du kan lese mer om hvordan du får tilgang i Klubb Admin her.

Har du rollen medlemsansvarlig på idrettslagsnivå?

• Gå til fanen "Tildel rolle" for å tildele rollen til andre.
  
  

Har du ikke rollen på idrettslagsnivå?

• Be en medlemsansvarlig på idrettslagsnivå tildele deg rollen. Be de følge veiledningen nedenfor "Tildel rolle".

Har ikke idrettslaget en medlemsansvarlig på idrettslagsnivå

Tildel følgende roller i KlubbAdmin:

• medlemsansvarlig

Leder kan tildele rollen medlemsansvarlig i KlubbAdmin

Trenger du hjelp: Kontakt support

Hva skal ny rolletjeneste løse?

• Forenkle prosessen med å få en rolle innen idretten: Gjøre det enklere og mer brukervennlig å søke om og tildeles roller.
• Forbedre datakvaliteten: Sikre nøyaktig og oppdatert informasjon om alle rollene.
• Sikre kravoppfyllelse: Forsikre at ingen får en rolle uten å oppfylle nødvendige krav, som politiattest eller trenerattester.

Hvilke funskjoner er prioritert i første versjon?

• Brukere kan be om å bli tildelt en rolle.
• De enkelte organisasjonsleddene kan administrere roller selv (IL først).
• Rolletjenesten vil i starten ha ett sett med standard-roller definert av NIF.
• Det kan settes forskjellige krav til roller, for eksempel fremvist politiattest, medlemskap, kompetanse etc.
• Det vil være mulig å definere et hierarki for roller for å sikre kvaliteten (for eksempel en med barnetrener-rollen vil også automatisk registreres som trener).

Hvilke funskjoner er planlagt i versjon 2?

• Håndtering av overgang og krav til overgang (flytting av rollen utøver fra ett idrettslag til ett annet).
• Maler for hvilke roller en organisasjon har og/eller må inneha.
• Oversikt over roller knyttet til bestemte grener for Særforbund
• Støtte for flere krav til en rolle
• Manglende kompetansekrav kan automatisk føre til at man får informasjon/tilbud om kompetanseheving

Hvilke roller finnes i den nye rolletjenesten?

Per juli 2024 er følgende roller tilgjengelige i den nye tjenesten:

• Politiattestansvarlig og vara
• Trenere (Barnetrener, ungdomstrener, voksentrener)
• Frivillige roller (2)
• Medlemsansvarlig
• Daglig leder
• Styreleder
• Styremedlem
• Dommer
• Barneidrettsansvarlig

Roller lanseres fortløpende. Vi oppdaterer listen fortløpende.

Overgang fra gammelt til nytt system. Hvordan fungerer dette?

• Hvordan blir trenerattest påvirket?
• Ny rolleløsning vil på sikt overta for trenerattest
• Statistikkdelen i trenerattest må vi se nærmere på hvordan vi skal håndtere
• Fullførte trenerattester vil føre til en rollesøknad
• Hvordan blir klubbadmin og sportsadmin påvirket?
• To-veis-synkronisering mellom ny rolleløsning og de gamle systemene
• Funksjoner som oppstår i de gamle løsningene vil føre til en rollesøknad i det nye systemet
• Hvordan blir gammel politiattestløsning påvirket? 
• Importerer data som ikke er eldre enn trenerattestløsningen
• Politiattestansvarlig må i noen tilfeller godkjenne at politiattest er vist frem på nytt

Kan jeg sende inn ønsker om nye roller som bør publiseres i ny tjeneste?

Ønsker om nye roller kan sendes in nvi vårt kontaktskjema:

Send oss en henvendelse – NIF support (zendesk.com)

Skal tidligere roller fra andre systemer bli tilgjengelig?

I andre systemer ser vi at det eksisterer mange roller med ulike navn men som har identisk funksjon. Disse vil bli tilgjengelige i det nye systemet, men da som en rolle.

Hvordan får jeg slettet en rolle i systemet?

Om eksempelvis en trener ikke skal ha rollen lengre er det to måter å slette rollen på:

1. Medlemsansvarlig kan slette roller ved å gå til menyen "Eksiterende roller". Her kan man søke opp personen å så velge de tre prikkene, og "Avslutt rolle". Person får da beskjed om at rollen er avsluttet.
2. Medlemsansvarlig kan slette roller ved å gå til menyen "Eksiterende roller" velger eksempelvis "trener". Velg så "Administrer profil" på personen og "Avslutt rolle" ved å trykke på de 3 prikkene.
3. Person selv kan gå inn i Min idrett. Velge "Min side" så gå til "Roller og verv". Under "Aktive roller" kan de velge å avslutte sin egen rolle om dette er et valg.

Hvor får jeg oversikt over lovpålagte roller i et idrettslag?

Under eksisterende roller er det en egen fane for lovpålagte roller.

Funksjon som kommer: varsler dersom idrettslaget mangler en eller flere lovpålagte roller.

1. På forsiden får du rask oversikt over dine roller i idrettslaget. Klikk på "vis" for å se navn, rolle og gren for hver person. For mer detaljert informasjon, inkludert andre rollesøknader og personinfo, klikker du på "Administrer profil". Her kan du også legge til, avslutte roller og se andre roller personen har til behandling m.m. Du vil også få kontaktinformasjon til personene om det er ting du ønsker å snakke med personen om, som for eksempel krav som ikke er levert innen frist. 
2. Fra forsiden kan du også bruke "filter" for enkelt filtrere eksiterende roller etter rolle og gren.
3. Du kan enkelt søke opp personer, roller og gren som eksiterer ved å skrive inn navn, rolle eller gren i søkeboksen. Du vil få navn på personer med lenke til deres profil og se gyldighet på rolle de innehar. Får du ikke treff på en person kan du enkelt gå videre til tildel rolle menyen. Herifra kan du tildele en rolle til ett eksiterende medlem, eller tildele rolle til ny person om de ikke er medlem fra før.
4. Under fanen "Lovpålagte roller" finner du idrettslaget sine lovpålagte roller og verv. Det vil si roller som påkrevd for å drive idrettslag. Det vil snart bli publisert en ny funksjon som viser hvilke roller idrettslagene mangler med valg om enkelt å tildele denne rollen.
5. Under fanen "Avsluttede" finner du roller som er avsluttet i idrettslaget

Søk og tildel rolle i idrettslaget

Søk opp personer registrert i ditt idrettslag for å tildele dem en rolle. Hvis du ikke finner personen, klikk på "Inviter og tildel rolle" for å invitere en ny person, for eksempel til en frivillig rolle. Legg inn navn, mobilnummer og e-post.

Personen vil motta en e-post om den tildelte rollen og eventuelle krav som må oppfylles før godkjenning. Se mer informasjon under punktet "Roller under behandling" på denne siden og fane 5. Invitasjoner

Under denne menyknappen kan du:

Fane 1, Til godkjenning:

Her godtar eller avslår du rollen som er søkt om eller tildelt. Alle roller til godkjenning har oppfylt nødvendige krav, så avslag er sjeldne og skjer kun ved feil eller endrede omstendigheter.

Kommentarfeltet vises når en rolle er søkt om med en kommentar. Ved å klikke "Godkjenn" blir rollen aktiv og vises under "roller og verv" i personens profil. Ved å klikke "Avslå" annulleres søknaden, og personen må søke på nytt for å få rollen.

Fane 2, Under behandling:

Her får du oversikt over alle roller i idrettslaget som ligger til behandling, inkludert nødvendige krav som må oppfylles før godkjenning. Merk: Kravene må oppfylles innen 3 måneder, og automatisk purring sendes etter 3 måneder. Hvis kravene ikke oppfylles innen 6 måneder, blir søknaden slettet automatisk.

Du kan filtrere søknadene etter "purring sendt" og "kommentarer". For roller som krever politiattest, håndteres dette av politiattestansvarlig eller vara. Når politiattesten er registrert, godkjennes kravet automatisk, og søknaden flyttes til "Til godkjenning" hvis ingen andre krav gjenstår. Hvis du må avslå rollesøknaden før kravene er oppfylt, klikk på "søppelikonet". Merk at ved å avslå, vil personen ikke få tildelt rollen.

I Min idrett kan personen se alle sine rollesøknader som er under behandling og hvilke krav som må oppfylles for å få tildelt rollen.

Fane 3, Avslått/avbrutt:

Her får du en enkel oversikt over roller som er avbrutt av søkeren selv eller avslått av administrator. Denne informasjonen gjør det enklere å se når en person ikke ønsker rollen, eller når rollen er avsluttet, slik at du unngår å tildele den på nytt.

Fane 4, Importerte: 

Listen viser roller importert fra andre tjenester. For å bedre datakvaliteten i det nye systemet, så kan du velge ett av følgende alternativer:

1. Tildel på nytt: Bekreft at rollen skal være aktiv i denne tjenesten. Hvis rollen ikke har krav, går den rett til "Til godkjenning" for direkte godkjenning. Hvis det er krav, må søkeren oppfylle dem, og rollesøknaden behandles som en ny søknad.

2. Avslutt: Velg dette hvis rollen ikke lenger er relevant eller gyldig. Klikk på "Avslutt" for å få mer informasjon før du velger å avslutte rollen.

   Hvordan påse at tidligere registrerte roller som har krav til politiattest blir tildelt i nytt system: I en overgangsperiode mellom nytt og gammelt system, vil enkelte roller som tidligere har levert politiattest måtte legges inn på nytt i den nye rolletjenesten, eksempelvis frivillig rolle med krav til politiattest. Det er du som medlemsansvarlig som må tildele rollen på nytt før politiattestansvarlig kan eksempelvis registrere tidligere levert attest. Rollen vil dukke opp "Under behandling" i politiattesttjenesten hvor ansvarlig kan regsitrere tidligere attest.

   Tips: For å gjøre det enklere, kan du og politiattestansvarlig / vara gå sammen om å legge til å tildele rollene på nytt, for å oppdatere dataene slik at politiattestansvarlig kan få registrert tidligere levert attest. 

   Til info: Politiattestansvarlig / vara må påse attestens gyldighet eller om den dekker riktig formål for å regsitrere tidligere attest. OM politiattestansvarlig er usikker, anbefales det å sende et nytt formålsskjema.

Fane 5, Invitasjoner:

Oversikt viser rolleinvitasjoner sendt til personer uten medlemskap i idrettslaget. Personen vil få en e-post med lenke for å godkjenne invitasjonen(e). Du som medlemsansvarlig kan velge en av følgende handlinger under fanen Invitasjoner

• Grå, deaktivert knapp indikerer at personen allerede har godtatt én eller flere roller. Invitasjonen kan derfor ikke trekkes.
• Roller uten krav ligger "Til godkjenning".
• Roller med krav vises under "Under behandling" inntil kravene er oppfylt.
• Klikk "Trekk invitasjon" for å trekke invitasjonen.